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学院办公电话管理办法

2019年04月15日 14:03  点击:[]

为了保障学院办公通讯正常运转,提高资源利用效率,减少浪费,降低运行成本,建立、健全严格的、科学的管理制度,特制定此管理办法。

1、本办法所述电话为学院范围内所有固定有线办公电话。

2、总务处是学院办公电话的唯一管理部门,负责办公电话的管理、安装、维护、迁移。

3、电话机属于学院办公设备,属固定资产,总务处负责安装,拆机时同时收回。

4、学院电话线路属整体规划、综合布线,线路的管理与维护由总务处负责,其它单位或个人无权使用与更改。

5、学院办公电话实行定量配置、限额使用的管理原则。

6、学院领导办公室内安装一部电话内线外线均可拨打,外线电话同时开通国内长途业务。

7、各行政处(室)、二级学院等单位主要领导,每个办公室安装一部电话,同时开通内线及市话业务。原则上每个单位只允许一部电话开通国内长途业务,各单位可根据实际需要确定此部电话所在办公室。

8、按学院相关文件要求,办公室须按节约使用的原则根据使用面积和工作人员数量,每个办公室配置一部内线电话,按需适时开通市话业务。

9、学院内经费自收自支的协作企业,电话数量自行设定,费用自理。

10、机构、人事调整后,如果办公电话需要迁移,由使用单位向电话管理部门提交申请单。

11、各部门由于内部工作变化,需要增加办公电话,必须填写申请表,报部门分管院长审批,总务处凭审批单备案登记后予以安装。

12、因工作需要开通传真、国内长途、国际长途业务的单位,必须填写申请表,经部门分管院长签字同意后,报院长审批通过后予以开通。

13、各部门不允许私接分机,确因工作需要必须安装,必须填写申请表,报总务处。对未经审批私自安装的分机,总务处有权予以拆机。因私自安装分机导致发生故障,影响工作,学院将追究责任人与部门领导责任。

14、以上所述申请在非特殊情况下将于审批通过后的五个工作日内予以处理并开通。

15、电话使用部门有责任做好本部门办公电话管理工作,如果因人事、机构调整,电话出现闲置情况,必须及时通知总务处予以拆机,同时收回话机。

16、电话使用部门应自觉保持好电话线路与话机的卫生,按说明书操作使用。出现通讯故障时,应及时向总务处报修,属校内线路故障,将于三个工作日内解决,属校外线路故障,总务处须与行业主管单位积极协调尽快解决。

17、因设备老化导致的话机故障,总务处予以更换,故障话机同时收回。如果因使用不当或人为损坏,由责任人自行更换。

18、办公电话只限办公使用,与办公无关的通话产生的费用,由拨打人承担,如果无法确定拨打人,由电话所属单位的主管领导与电话使用责任人共同承担。

19、对于违反本管理办法的责任人或单位,学院有权追究其责任。

20、本办法从2019 5 1 日开始施行。

 

附件:办公电话业务办理申请表